Individuelle Automatisierung von Geschäftsprozessen
Pavlin d.o.o., Ljubljana entwickelt individuelle Automatisierungen nach den Anforderungen des Auftraggebers: für die Bearbeitung von Bestellungen, E-Mails und Dokumenten, die Datenübertragung zwischen Geschäftsprogrammen sowie die Erstellung von Berichten und Aufstellungen. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen messen wir zunächst, wie viel Zeit der gewählte Ablauf tatsächlich beansprucht und wo Fehler entstehen. Danach schlagen wir die geeignetste Lösung vor: eine individuelle Automatisierung, eine vorhandene Funktion Ihrer Unternehmenssoftware oder die Feststellung, dass sich eine Automatisierung nicht lohnt. Bei wichtigen Schritten bestätigt stets ein Mensch die Entscheidung.
Was wir automatisieren
Bearbeitung von Bestellungen
Bestellungen, die per E-Mail oder als Anhang (PDF, Excel) eingehen, können automatisch erfasst werden: Artikel und Mengen werden geprüft und ein Vorschlag für die Erfassung in Ihrer Unternehmenssoftware wird vorbereitet. Ihr Mitarbeiter bestätigt den Vorschlag vor der Erfassung. Die Lösung entwickeln wir nach Prüfung Ihrer tatsächlichen Bestellungen und Ihrer Unternehmenssoftware.
Dabei bauen wir auf unseren Erfahrungen mit der automatischen Erfassung von Daten aus E-Mails und Anhängen sowie mit dem Auslesen von Daten aus der Software Vasco auf. Jede Lösung für die Bestellbearbeitung entwickeln wir neu, individuell für den Auftraggeber.
E-Mails und Dokumente
Wiederkehrende Nachrichten wie Preislisten von Lieferanten, Auftragsbestätigungen oder Benachrichtigungen werden automatisch verarbeitet: Die Nachricht wird erkannt, der Anhang am vereinbarten Ort gespeichert und die Daten werden in eine einheitliche Tabelle überführt, bereit für die weitere Arbeit.
Die automatische Übernahme von Lieferantenpreislisten aus E-Mails haben wir auch mit unseren eigenen Preislisten entwickelt und getestet.
Verbindung von Geschäftsprogrammen und Datenübertragung
Daten, die Sie heute von Hand zwischen E-Mail, Excel und Ihrer Unternehmenssoftware übertragen, übertragen wir automatisch – zum Beispiel eine Artikelliste mit Einkaufspreisen oder Daten für Angebote und Proformarechnungen.
Erfahrung haben wir auch mit der Unternehmenssoftware Vasco, aus der wir über die offizielle Programmierschnittstelle Daten auslesen und für Übersichten, Berichte und weitere Geschäftsabläufe nutzen können. Die Möglichkeiten der Automatisierung prüfen wir anhand der Anforderungen des Auftraggebers und der technischen Möglichkeiten seiner Unternehmenssoftware.
Dokumente, Berichte und Aufstellungen
Aus den erfassten Daten erstellen wir automatisch übersichtliche Tabellen und Berichte in Excel, zum Beispiel:
Vergleich von Preisen und Lagerbeständen desselben Artikels bei mehreren Lieferanten;
Übersicht der Einkaufspreise für eine Artikelliste aus Ihrer Unternehmenssoftware;
Zusammenfassungen nach Artikeln, Monaten und Kunden.
Ihr Nutzen
Weniger manuelle Arbeit – wiederkehrende Aufgaben wie Abschreiben und Sortieren übernimmt die Automatisierung.
Weniger Übertragungsfehler – die Daten werden genau so übernommen, wie sie im Ausgangsdokument stehen.
Schnellere Bearbeitung – Bestellungen und Dokumente liegen zur Prüfung bereit, sobald sie eingehen.
Auf Ihre Abläufe zugeschnitten – wir entwickeln die Automatisierung für Ihre Dokumente, Programme und Regeln, nicht umgekehrt.
Die Kontrolle bleibt bei Ihnen – wichtige Schritte bestätigt eine befugte Person.
Spezialisierte Leistungen
Analyse öffentlicher Ausgaben – Erar (Slowenien)
Unternehmen, die mit dem slowenischen öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, unterstützen wir bei der Erfassung, Aufbereitung und Analyse öffentlich zugänglicher Daten aus dem Portal Erar. Die Daten können für Tabellen, Geschäftsanalysen und zur Unterstützung bei der Angebotserstellung genutzt werden.
Mehr zur Analyse von Erar-Daten (auf Slowenisch)
Verpackungsdokumentation nach der PPWR
Die Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle (PPWR) gilt ab dem 12. August 2026. Bei der Aufbereitung Ihrer Verpackungsdokumentation unterstützen wir Sie mit einer individuellen Leistung: Wir prüfen, welche Verpackungsdaten Sie bereits führen, ordnen sie in Ihrer Unternehmenssoftware den Artikeln zu und bündeln die Konformitätserklärungen Ihrer Lieferanten zu den Verpackungen an einem Ort. Eine rechtliche Beurteilung Ihrer Pflichten nehmen wir nicht vor.
Mehr zur Verpackungsdokumentation nach der PPWR (auf Slowenisch)
So läuft die Zusammenarbeit ab
1. Erstgespräch. Sie beschreiben den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet.
2. Analyse und Messung. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern prüfen wir Schritte, Systeme und Ausnahmen und messen an einer Stichprobe realer Fälle den Zeitaufwand und die Fehler.
3. Vorschlag. Sie erhalten einen schriftlichen Bericht mit möglichen Lösungen, geschätzten Kosten, Zeitrahmen und Risiken sowie einer Nutzenberechnung mit klar genannten Annahmen.
4. Umsetzung. Wenn Sie sich für die Automatisierung entscheiden, testen wir sie zunächst mit Testdaten und führen sie erst danach in den regulären Betrieb ein.
Die Dauer der Analyse schätzen wir nach dem Erstgespräch, je nach Umfang des Ablaufs.
Sicherheit und Kontrolle
Wichtige Schritte (z. B. die Erfassung in der Unternehmenssoftware oder eine Bestellung) bestätigt immer eine befugte Person.
Bei der Analyse arbeiten wir mit Stichproben und Lesezugriff; ohne Ihre Zustimmung schreiben wir nichts in Ihre Produktivsysteme.
Den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln wir vor Beginn in einem schriftlichen Vertrag.
Nach Abschluss werden die Stichproben gelöscht oder zurückgegeben, wie im Vertrag festgelegt.
Für wen ist das geeignet?
Für Unternehmen, die denselben Verwaltungsablauf häufig wiederholen – als Richtwert mindestens 100-mal im Monat oder mehr als 8 Stunden pro Woche – und vor einer Investition wissen möchten, ob sich eine Automatisierung lohnt.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Automatisierung auch für kleinere Unternehmen?
Das hängt davon ab, wie oft sich der Ablauf wiederholt. Bei seltenen oder sehr unterschiedlichen Abläufen ist Handarbeit oft günstiger. Deshalb messen wir zuerst den tatsächlichen Zeitaufwand und schlagen erst dann eine Lösung vor.
Müssen wir unsere Unternehmenssoftware wechseln?
Nein. Zuerst prüfen wir, was die Software, die Sie bereits nutzen, ermöglicht. Eine individuelle Lösung schlagen wir nur vor, wenn die vorhandenen Möglichkeiten nicht ausreichen.
Lässt sich die Automatisierung mit unserer Unternehmenssoftware verbinden?
Oft ja – über die Programmierschnittstelle der Software oder über den Import und Export von Dateien. Welcher Weg bei Ihrer Software möglich ist, prüfen wir bei der Analyse, bevor wir eine Lösung vorschlagen.
Ist eine Automatisierung in Vasco möglich?
Wir haben Erfahrung mit dem Auslesen von Daten aus Vasco über die offizielle Programmierschnittstelle und mit deren Nutzung für Übersichten und Berichte. Welche Abläufe sich automatisieren lassen, prüfen wir anhand Ihrer Anforderungen und der technischen Möglichkeiten der Software.
Garantieren Sie eine bestimmte Einsparung?
Nein. Wir versprechen keine Einsparungen im Voraus. Wir berechnen sie aus der Messung an Ihren Fällen, mit drei Szenarien und klar genannten Annahmen.
Wer bestätigt, was die Automatisierung vorbereitet?
Ihre befugte Person. Die Automatisierung bereitet einen Vorschlag vor, wichtige Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Wie gehen Sie mit unseren Daten um?
Den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln wir vor Beginn in einem schriftlichen Vertrag. Wir verwenden nur die Stichproben, die wir benötigen, und löschen sie nach Abschluss oder geben sie zurück.
Was kostet das?
Den Preis für Analyse und Umsetzung erstellen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir den Umfang des Ablaufs kennen.
Wie fangen wir an?
Schreiben Sie uns über das Kontaktformular und wählen Sie im Feld „Betreff“ die Option „Prozessautomatisierung“. Wir vereinbaren dann ein kurzes Erstgespräch.
Beschreiben Sie den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet
Schreiben Sie uns kurz, welche wiederkehrende Aufgabe Sie vereinfachen möchten, welche Unternehmenssoftware Sie nutzen und wie oft sich die Aufgabe wiederholt. Wir antworten Ihnen mit einem Vorschlag für ein Erstgespräch.
Weitere Leistungen von Pavlin d.o.o., Ljubljana
Beratung und Service · Drucker und Multifunktionsgeräte mieten · Verbrauchsmaterial · HQP-Onlineshop (auf Slowenisch) · Druckermiete maXprint24 (auf Slowenisch)