Automazione dei processi aziendali su misura

Pavlin d.o.o., Ljubljana sviluppa automazioni aziendali su misura per i propri clienti: per la gestione di ordini, e-mail e documenti, il trasferimento di dati tra programmi gestionali e la preparazione di report ed elenchi. Quando automatizziamo un processo aziendale, misuriamo prima quanto tempo richiede effettivamente la procedura scelta e dove si verificano errori. Proponiamo poi la soluzione più adatta: un'automazione su misura, una funzione già disponibile nel vostro programma gestionale oppure la conclusione che l'automazione non conviene. Nei passaggi importanti la decisione è sempre confermata da una persona.

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Cosa automatizziamo

Gestione di ordini e ordini d'acquisto

Gli ordini che arrivano via e-mail o come allegati (PDF, Excel) possono essere acquisiti automaticamente: articoli e quantità vengono verificati e viene preparata una proposta di inserimento nel vostro programma gestionale. Prima dell'inserimento la proposta viene confermata da un vostro collaboratore. Realizziamo la soluzione dopo aver esaminato i vostri ordini effettivi e il vostro programma gestionale.

Ci basiamo sulla nostra esperienza nell'acquisizione automatica di dati da e-mail e allegati e nella lettura di dati dal programma gestionale Vasco. Ogni soluzione per la gestione degli ordini viene sviluppata da zero, su misura per il cliente.

E-mail e documenti

I messaggi ricorrenti, come listini prezzi dei fornitori, conferme d'ordine o notifiche, vengono elaborati automaticamente: il messaggio viene riconosciuto, l'allegato salvato nella posizione concordata e i dati convertiti in una tabella uniforme, pronta per le fasi successive.

Abbiamo sviluppato e testato l'acquisizione automatica dei listini prezzi dei fornitori dalle e-mail anche sui nostri listini.

Collegamento di programmi gestionali e trasferimento di dati

I dati che oggi ricopiate a mano tra e-mail, Excel e programma gestionale vengono trasferiti automaticamente: ad esempio un elenco di articoli con i prezzi d'acquisto oppure i dati per offerte e fatture proforma.

Abbiamo esperienza anche con il programma gestionale Vasco, da cui possiamo leggere dati tramite l'interfaccia di programmazione ufficiale e utilizzarli per panoramiche, report e altre procedure aziendali. Le possibilità di automazione vengono valutate in base alle esigenze del cliente e alle possibilità tecniche del suo programma gestionale.

Documenti, report ed elenchi

Dai dati raccolti prepariamo automaticamente tabelle e report chiari in Excel, ad esempio:

confronto di prezzi e giacenze dello stesso articolo presso più fornitori;

panoramica dei prezzi d'acquisto per un elenco di articoli del vostro programma gestionale;

riepiloghi per articolo, mese e cliente.

I vantaggi per la vostra azienda

Meno lavoro manuale: le attività ripetitive, come ricopiare e smistare, le svolge l'automazione.

Meno errori di trascrizione: i dati vengono trasferiti esattamente come sono riportati nel documento di origine.

Elaborazione più rapida: ordini e documenti sono pronti per la verifica appena arrivano.

Adattata ai vostri processi: realizziamo l'automazione per i vostri documenti, programmi e regole, non il contrario.

Il controllo resta a voi: i passaggi importanti sono confermati da una persona autorizzata.

Servizi specializzati

Analisi della spesa pubblica – Erar (Slovenia)

Aiutiamo le aziende che lavorano con il settore pubblico sloveno a raccogliere, ordinare e analizzare i dati pubblicamente disponibili sul portale Erar. I dati possono essere utilizzati per preparare tabelle e analisi aziendali e come supporto nella preparazione delle offerte.

Maggiori informazioni sull'analisi dei dati Erar (in sloveno)

Documentazione sugli imballaggi secondo il PPWR

Il regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR) si applica dal 12 agosto 2026. Vi aiutiamo a ordinare la documentazione sugli imballaggi con un servizio su misura: verifichiamo quali dati sugli imballaggi già gestite, li organizziamo per articolo nel vostro programma gestionale e raccogliamo in un unico luogo le dichiarazioni di conformità degli imballaggi dei vostri fornitori. Non effettuiamo valutazioni giuridiche degli obblighi.

Maggiori informazioni sulla documentazione PPWR (in sloveno)

Come si svolge la collaborazione

1. Colloquio iniziale. Ci descrivete la procedura che vi richiede più tempo.

2. Analisi e misurazione. Insieme ai vostri collaboratori esaminiamo passaggi, sistemi ed eccezioni e misuriamo su un campione di casi reali il tempo impiegato e gli errori.

3. Proposta. Ricevete una relazione scritta con le possibili soluzioni, i costi stimati, i tempi e i rischi, oltre a un calcolo dei benefici con ipotesi chiaramente indicate.

4. Realizzazione. Se decidete di automatizzare, testiamo prima l'automazione su dati di prova e solo dopo la introduciamo nel lavoro quotidiano.

La durata dell'analisi viene stimata dopo il colloquio iniziale, in base all'entità della procedura.

Sicurezza e controllo

I passaggi importanti (ad es. l'inserimento nel programma gestionale o un ordine) sono sempre confermati da una persona autorizzata.

Durante l'analisi lavoriamo su campioni e con accesso in sola lettura; senza la vostra approvazione non scriviamo nulla nei vostri sistemi di produzione.

La tutela dei segreti commerciali e il trattamento dei dati personali vengono regolati prima dell'inizio con un contratto scritto.

Al termine i campioni vengono cancellati o restituiti, come previsto dal contratto.

A chi è rivolto

Alle aziende che ripetono spesso la stessa procedura amministrativa – indicativamente almeno 100 volte al mese o per più di 8 ore alla settimana – e che prima di investire vogliono sapere se l'automazione conviene.

Domande frequenti

L'automazione conviene anche a un'azienda più piccola?

Dipende da quanto spesso si ripete la procedura. Per procedure rare o molto diverse tra loro il lavoro manuale è spesso più economico. Per questo misuriamo prima il tempo effettivo e solo dopo proponiamo una soluzione.

Dobbiamo cambiare il nostro programma gestionale?

No. Verifichiamo prima che cosa consente il programma che già utilizzate. Proponiamo una soluzione su misura solo quando le possibilità esistenti non bastano.

L'automazione può essere collegata al nostro programma gestionale?

Spesso sì, tramite l'interfaccia di programmazione del programma oppure tramite l'importazione e l'esportazione di file. Quale strada sia possibile con il vostro programma lo verifichiamo durante l'analisi, prima di proporre una soluzione.

È possibile l'automazione nel programma Vasco?

Abbiamo esperienza nella lettura di dati da Vasco tramite l'interfaccia di programmazione ufficiale e nel loro utilizzo per panoramiche e report. Quali procedure si possano automatizzare lo verifichiamo in base alle vostre esigenze e alle possibilità tecniche del programma.

Garantite un determinato risparmio?

No. Non promettiamo risparmi in anticipo. Li calcoliamo in base alla misurazione sui vostri casi, con tre scenari e ipotesi chiaramente indicate.

Chi conferma ciò che l'automazione prepara?

La vostra persona autorizzata. L'automazione prepara una proposta, mentre le decisioni importanti restano alle persone.

Come trattate i nostri dati?

La tutela dei segreti commerciali e il trattamento dei dati personali vengono regolati prima dell'inizio con un contratto scritto. Utilizziamo solo i campioni necessari e al termine li cancelliamo o li restituiamo.

Quanto costa?

Il prezzo dell'analisi e della realizzazione viene preparato dopo il colloquio iniziale, quando conosciamo l'entità della procedura.

Come iniziamo?

Scriveteci tramite il modulo di contatto e nel campo «Oggetto» selezionate «Automazione dei processi». Concorderemo un breve colloquio iniziale.

Descriveteci la procedura che vi richiede più tempo

Scriveteci in breve quale attività ricorrente desiderate semplificare, quale programma gestionale utilizzate e con quale frequenza si ripete l'attività. Vi risponderemo con una proposta di colloquio iniziale.