Izrada poslovnih automatizacija po mjeri

Pavlin d.o.o., Ljubljana izrađuje poslovne automatizacije po mjeri naručitelja: za obradu narudžbi, e-pošte i dokumenata, prijenos podataka među poslovnim programima te pripremu izvješća i evidencija. Pri automatizaciji poslovnih procesa najprije izmjerimo koliko vremena odabrani postupak zaista zahtijeva i gdje nastaju pogreške. Zatim predlažemo najprikladnije rješenje: automatizaciju po mjeri, postojeću funkciju vašeg poslovnog programa ili zaključak da se automatizacija ne isplati. Kod važnih koraka odluku uvijek potvrđuje čovjek.

Pošaljite upit

Što automatiziramo

Obrada narudžbi i narudžbenica

Narudžbe koje stižu e-poštom ili kao privitci (PDF, Excel) možemo automatski preuzeti, provjeriti artikle i količine te pripremiti prijedlog za unos u poslovni program. Prijedlog prije unosa potvrđuje vaš zaposlenik. Rješenje izrađujemo nakon uvida u vaše stvarne narudžbenice i poslovni program.

Pritom se oslanjamo na iskustva s automatskim preuzimanjem podataka iz e-pošte i privitaka te s čitanjem podataka iz programa Vasco. Rješenje za obradu narudžbi uvijek izrađujemo iznova, po mjeri naručitelja.

E-pošta i dokumenti

Ponavljajuće poruke, kao što su cjenici dobavljača, potvrde narudžbi ili obavijesti, obrađujemo automatski: poruku prepoznamo, privitak spremimo na dogovoreno mjesto, a podatke pretvorimo u jedinstvenu tablicu spremnu za daljnji rad.

Automatsko preuzimanje cjenika dobavljača iz e-pošte izradili smo i ispitali i na vlastitim cjenicima.

Povezivanje poslovnih programa i prijenos podataka

Podatke koje danas ručno prepisujete između e-pošte, Excela i poslovnog programa možemo prenositi automatski – na primjer popis artikala s nabavnim cijenama ili podatke za ponude i predračune.

Imamo iskustva i s poslovnim programom Vasco, u kojem putem službenog programskog sučelja možemo čitati podatke i koristiti ih za pripremu pregleda, izvješća i drugih poslovnih postupaka. Mogućnosti automatizacije provjeravamo prema potrebama naručitelja i tehničkim mogućnostima njegova poslovnog programa.

Dokumenti, izvješća i evidencije

Iz prikupljenih podataka automatski pripremamo pregledne tablice i izvješća u Excelu, na primjer:

usporedba cijena i zaliha istog artikla kod više dobavljača;

pregled nabavnih cijena za popis artikala iz poslovnog programa;

sažeci po artiklima, mjesecima i kupcima.

Koristi za vašu tvrtku

Manje ručnog rada – ponavljajuće poslove, poput prepisivanja i razvrstavanja, obavlja automatizacija.

Manje pogrešaka pri prepisivanju – podaci se prenose onako kako su zapisani u izvornom dokumentu.

Brža obrada – narudžbe i dokumenti spremni su za pregled čim stignu.

Prilagođeno vašim procesima – automatizaciju izrađujemo za vaše dokumente, programe i pravila, a ne obrnuto.

Nadzor ostaje kod vas – važne korake potvrđuje ovlaštena osoba.

Specijalizirane usluge

Analiza javne potrošnje – Erar (Slovenija)

Tvrtkama koje posluju sa slovenskim javnim sektorom pomažemo pri prikupljanju, uređivanju i analizi javno dostupnih podataka s portala Erar. Podatke možemo koristiti za pripremu tablica, analiza poslovanja i potporu pri izradi ponuda.

Više o analizi podataka iz portala Erar (na slovenskom)

Dokumentacija o ambalaži prema uredbi PPWR

Uredba (EU) 2025/40 o ambalaži i ambalažnom otpadu (PPWR) primjenjuje se od 12. kolovoza 2026. Pri uređivanju dokumentacije o ambalaži pomažemo vam uslugom po mjeri: pregledamo koje podatke o ambalaži već vodite, uredimo ih po artiklima u poslovnom programu, a izjave dobavljača o usklađenosti ambalaže prikupimo na jednom mjestu. Pravnu procjenu obveza ne provodimo.

Više o uređivanju dokumentacije o ambalaži prema uredbi PPWR (na slovenskom)

Kako teče suradnja

1. Uvodni razgovor. Opišete postupak koji vam oduzima najviše vremena.

2. Pregled i mjerenje. S vašim suradnicima pregledamo korake, sustave i iznimke te na uzorku stvarnih slučajeva izmjerimo utrošeno vrijeme i pogreške.

3. Prijedlog. Dobivate pisano izvješće s mogućim rješenjima, procijenjenim troškovima, rokom i rizicima te izračunom koristi s jasno navedenim pretpostavkama.

4. Izvedba. Ako se odlučite za automatizaciju, najprije je ispitamo na probnim podacima, a tek zatim uvedemo u redovan rad.

Trajanje pregleda procjenjujemo nakon uvodnog razgovora, ovisno o opsegu postupka.

Sigurnost i nadzor

Važne korake (npr. unos u poslovni program ili narudžbu) uvijek potvrđuje ovlaštena osoba.

Pri pregledu radimo na uzorcima i s pristupom samo za čitanje; u vaše produkcijske sustave ništa ne upisujemo bez vašeg odobrenja.

Zaštitu poslovnih tajni i obradu osobnih podataka prije početka uređujemo pisanim ugovorom.

Uzorke po završetku brišemo ili vraćamo, kako određuje ugovor.

Za koga je prikladno

Za tvrtke koje isti administrativni postupak ponavljaju često – okvirno najmanje 100 puta mjesečno ili više od 8 sati tjedno – i žele prije ulaganja znati isplati li se automatizacija.

Često postavljana pitanja

Isplati li se automatizacija i manjoj tvrtki?

Ovisi o tome koliko se često postupak ponavlja. Kod rijetkih ili vrlo raznolikih postupaka ručni je rad često jeftiniji. Zato najprije izmjerimo stvarno utrošeno vrijeme, a tek onda predlažemo rješenje.

Moramo li zamijeniti poslovni program?

Ne. Najprije provjerimo što omogućuje program koji već koristite. Rješenje po mjeri predlažemo samo kada postojeće mogućnosti nisu dovoljne.

Može li se automatizacija povezati s našim poslovnim programom?

Često da – putem programskog sučelja programa ili uvozom i izvozom datoteka. Koji je put moguć kod vašeg programa, provjerimo pri pregledu, prije nego što predložimo rješenje.

Je li moguća automatizacija u programu Vasco?

Imamo iskustva s čitanjem podataka iz programa Vasco putem službenog programskog sučelja i njihovim korištenjem za preglede i izvješća. Koje je postupke moguće automatizirati, provjeravamo prema vašim potrebama i tehničkim mogućnostima programa.

Jamčite li određenu uštedu?

Ne. Uštedu ne obećavamo unaprijed. Izračunavamo je iz mjerenja na vašim slučajevima, s tri scenarija i jasno navedenim pretpostavkama.

Tko potvrđuje ono što automatizacija pripremi?

Vaša ovlaštena osoba. Automatizacija priprema prijedlog, a važne odluke ostaju kod ljudi.

Kako postupate s našim podacima?

Zaštitu poslovnih tajni i obradu osobnih podataka prije početka uređujemo pisanim ugovorom. Koristimo samo uzorke koji su nam potrebni te ih po završetku brišemo ili vraćamo.

Koliko košta?

Cijenu pregleda i izvedbe pripremamo nakon uvodnog razgovora, kada znamo opseg postupka.

Kako započeti?

Pišite nam putem kontaktnog obrasca i u polju „Predmet” odaberite „Automatizacija procesa”. Dogovorit ćemo kratak uvodni razgovor.

Opišite postupak koji vam oduzima najviše vremena

Ukratko nam napišite koji biste ponavljajući posao željeli pojednostaviti, koji poslovni program koristite i koliko se često posao ponavlja. Odgovorit ćemo prijedlogom uvodnog razgovora.